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《罗伯特议事规则简明版(第三版)》书摘

2021-7-22 11:22:03 来源:易文网 作者:[美] 亨利·M.罗伯特三世 等

    第1章 到底为什么开会需要议事规则

    你经历过多少次糟糕的会议?是不是经常感觉主持人没有维护好秩序?有没有觉得有些事情不知道为什么就仓促决定了,而有些事情又在一些细枝末节上没完没了?有没有想过这里面到底出了什么问题?

    当一群人想要一起做事的时候,大家就必须首先就“要做什么”以及“如何去做”达成明确的共识。换句话说,大家必须互相协作,共同决策。有时可能需要首先专注于讨论“要做什么”,有时可能对于“要做什么”已有共识,那么决策的重点就是“如何去做”。

    如果只有三四个人一起开会,那你可能觉得并不需要什么议事规则,大家按照开会的一般常识也应该可以把会开好:几个人找个地方一起坐下来,心平气和,认真讨论,抓紧时间,形成决定。大家都努力达成共识,即使不能做到每个人都同意,只要其中多数的几个人有比较主导性的意见,其他几个人也愿意接受。然后,其中的牵头人把会议的决定记录下来,并给每个人都留一份。

    但如果有五六个人一起开会,那你很快就会发现,要想把会开好,还是得建立一些规矩,不然会出现各种乱象。可能有好几个人同时在说话,又有些人却根本插不上话。人们说着说着就跑题了,甚至根本就忘了本来的议题是什么。甚至会议开完了大家却不知道这会议到底决定了什么,更糟糕的是,大家对于决定了什么各有各的理解。

    要想避免这些乱象,首先得挑选一个人来“主持”会议。主持人每次只请一个人来发言,同时保证发言的人不被随意打断,还要确保大家不跑题,并且把议题逐渐明确下来,形成具体且措辞严谨的议案,然后还得把议案的文字记录下来。最后,大家就议案做表决,除非很显然大家都同意,那么不表决也可以,但无论如何,会议的决定都是清楚明白的。

    如果参加会议的人数达到12—15人,那又到了一个临界点,我们基本上可以说这是“标准规模”(full scale)的会议了,需要更严格、更正规、更精心设计的程序和规则。这里产生了一种看似自相矛盾实则严谨一致的理念:会议组织要想维护自己行动的自由,就必须建立规则的约束。

    这里所需要的规则,其目的不仅仅是要维护秩序,还要解决问题、处理争议、产出成果。更为重要的是,不仅仅要实现上述这些目标,还要保证实现这些目标的方式,对于所有参与者来说都是公平公正的。所以事情远没有看上去那么简单。

    我们会自然而然地想到,应该请会议的主持人来实施这些规则。主持人得负责判断和决定很多细节问题:谁应该在什么时候发言?如何保证会议不偏离正常的轨道?议而不决怎么办?分歧严重怎么办?没什么分歧的时候想要加快进度又要怎么办?如果议案的表决时机看起来还不成熟,该怎么办?对于长期存续的组织,如果想要把议案改期到下一次会议继续考虑,又该怎么办?参会的人数众多时,所有这些问题都有可能成为绊脚石。

    如果你试着担任过会议的主持人,你应该很快就会认识到这样一条关于开会的道理:如果没有一套成熟完整的议事规则作为指引,恐怕谁也没有办法仅凭常识和感觉,5就能在各种错综复杂的情况下,做好一个公平公正的主持人。

    通用议事规则(parliamentary procedures)就是一套用来解决上述这些问题的规则和传统。其中有些部分可以追溯到古希腊时代,不过其基本内容主要还是由英国议会(English Parliament)在几个世纪的尝试和摸索过程中逐渐形成的。这也是为什么“通用议事规则”的英文名称是“议会的”(parliamentary)“规则”(procedure)。

    多数人都参与过不同类型的组织,但很多人都还没有意识到,其实这些组织跟政府立法机构之间,有着非常本质且重要的相似点,那就是:举行会议,协商和表决即将采取的行动。依据这一点来说,它们都属于“协商会议”(deliberative assembly)。

    主要的立法机构通常会制定一整套自己特定的议事规则。但对于一般的组织而言,制定自己专门的议事规则难度就太大了。组织的架构要符合自身实际情况,所以会各不相同,但说到议事规则,最好不同的组织用于决策的议事规则大体是相同的,也就是通用的。如果一个人加入不同的组织,就得学会不同的议事规则才能参与决策,那实在很麻烦。“通用议事规则”就是这样一套通用的、标准的且广受认可的议事规则。

    当今美国的通用议事规则,虽然起源于英国议会的实践,但已经演变得有所不同。杰出的工程师、美国陆军退役准将亨利·马丁·罗伯特(Henry Martyn Robert, 1837—1923年)对此贡献卓著。罗伯特将军凭借自身努力,致力于议事规则的研究,并在许多组织中积极实践。他于1876年首次出版《罗伯特议事规则》(Roberts Rules of Order),该书迅速被奉为议事规则的权威标准,以至于人们一说到什么是正确的会议规则,往往就会说“依据《罗伯特议事规则》……”。

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